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Microsoft PowerApps : Créer une app à partir de vos données

Pour mieux piloter votre activité, surveiller ou compléter vos données et prendre des décisions éclairées, vous pouvez déployer des outils ergonomiques, qui s’inscrivent pleinement dans vos habitudes quotidiennes. C’est précisément le rôle de PowerApps, une plateforme de conception d’applications métier interactives que vous manipulerez ensuite sur votre smartphone, votre tablette ou votre PC.

Avec plus de 73% de Français qui disposent d’un smartphone en 2018 selon une étude du Credoc et 67% des accès au Web qui s’effectuent désormais par le biais d’un appareil mobile, on ne peut plus contester cette réalité : les smartphones et les tablettes s’inscrivent pleinement dans nos habitudes quotidiennes.

C’est d’autant plus vrai dans la sphère professionnelle, où les services dans le cloud et les multiples innovations en matière de langages du Web permettent aux décideurs et aux entrepreneurs de poursuivre leur activité à tout instant, et en tout lieu. Travailler en parfait nomade, en transportant son bureau et ses outils avec soi, est plus que jamais devenu aujourd’hui une réalité. Mais ces appareils et ces habitudes d’un type nouveau appellent également une profonde mutation des outils et des moyens d’accès aux données.

Qu’est-ce que Microsoft PowerApps ?

C’est précisément là qu’intervient Microsoft PowerApps, une puissante plateforme de développement d’applications métier taillées pour ces appareils nomades. En quelques étapes, vous préparez ainsi une véritable application dédiée à votre activité et à vos besoins : vous lui connectez vos données et vous les consultez, les manipulez ou les enrichissez de manière interactive, en profitant d’une grande souplesse et d’un accès parfaitement intuitif.

Grâce à la Business Intelligence : créez une application mobile adaptée à vos besoins

Premier volet de notre série de tutoriels consacrés à cette nouvelle manière d’intégrer la Business Intelligence à votre activité, ce dossier va vous aiguiller dans la prise en main de la plateforme PowerApps. En suivant et en adaptant nos exemples, vous allez pouvoir créer ainsi une véritable application mobile taillée à vos besoins, grâce à laquelle vous serez en mesure de mieux piloter votre activité.

Retenez donc bien le concept essentiel qui régit l’utilisation de votre app mobile : elle va contribuer à assurer la convergence des données vers Power BI. Vous allez ainsi intégrer de nouvelles informations de manière intuitive que vous pourrez ensuite utiliser et analyser à travers la gamme d’outils Power BI.

Préparer et accéder aux données dans Power Apps de Microsoft

Pour découvrir la plateforme PowerApps, reportez-vous tout d’abord au site officiel de Microsoft et cliquez sur le bouton « Démarrez gratuitement ».

Inclus dans Microsoft Office 365 Business et Dynamics 365, PowerApps fait également l’objet d’une licence individuelle à partir de 5,90 € par utilisateur et par mois. N’hésitez pas à profiter de la version d’évaluation gratuite de 30 jours pour découvrir l’outil et ses possibilités.

L'inscription à la plateforme PowerApps

L’inscription à la plateforme PowerApps

Pour préparer le terrain, commencez par saisir votre adresse e-mail dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur le bouton « S’inscrire ». Vous serez ensuite invité à compléter le formulaire d’inscription puis à valider la procédure en saisissant un code confidentiel, automatiquement envoyé par e-mail. Vous accéderez enfin à votre tableau de bord PowerApps, qui s’ouvre par une série d’applications d’exemples que vous serez en mesure de créer par son biais.

L'écran d'accueil du tableau de bord de Microsoft PowerApps

L’écran d’accueil du tableau de bord de Microsoft PowerApps

Comme nous l’avons vu en préambule, PowerApps ne se contente pas de créer une série d’écrans « figés » pour votre smartphone ou votre tablette : l’accès aux données est au centre de vos futures applications et celles-ci vous permettent de suivre, en temps réel, de leur évolution.

Pour cela, la plateforme dispose de près de 200 « connecteurs » grâce auxquels vous allez relier des données de multiple nature aux vues que vous préparez. Listes :

  • SharePoint
  • Excel Online
  • OneDrive Entreprise
  • SQL Server
  • Oracle
  • SAP
  • Azure SQL

Database, OneDrive ou tâches Outlook : tous ces connecteurs prêts à l’emploi facilitent l’intégration des données dans votre application et vous créez, par simples glisser-déposer, toutes les vues nécessaires à votre activité.

Voici un exemple d’utilisation Business de PowerApps :

Dans le cadre de cet exemple, nous allons bâtir un simple outil de supervision des congés des salariés d’une TPE/PME. Vous pourrez évidemment l’adapter à tout type de données, c’est l’une des grandes forces de PowerApps.

Nous allons ainsi commencer par créer un nouveau classeur dans Excel 2016, avant de l’enregistrer dans OneDrive afin de le mettre à jour dynamiquement depuis n’importe quelle connexion Internet, en s’affranchissant ainsi du poste utilisateur figé.

Préparez vos données en indiquant la nature des colonnes sur la première ligne : nous allons ainsi saisir le nom des employés, la date de début et de fin de leurs congés, leur nature (congés maladies, vacances…) et leur statut (« congés en cours », « congés terminés »…).

Sélectionnez l’ensemble des plages de données, reportez-vous à l’onglet « Insertion » du ruban supérieur puis cliquez sur le bouton « Tableau ». Vous transformez ainsi tous ces éléments en un tableau.

Enregistrez votre document dans OneDrive, le service de partage de données dans le cloud.

La préparation du canevas de base de nos données, avec quelques lignes d'exemple

La préparation du canevas de base de nos données, avec quelques lignes d’exemple

La création de vos premières vues

De retour dans votre navigateur web, cliquez sur « Démarrer à partir de données » sur l’écran d’accueil de PowerApps, puis sur « Développer cette application »

Pour faciliter l’adaptation de notre exemple à vos propres besoins, nous allons partir d’un modèle vierge : cliquez sur « Mode téléphone », sous la section « Application vide ».

De nombreux modèles d’applications prêts à l’emploi figurent également sur cet écran, nous les exploiterons dans de futurs tutoriels afin d’aboutir à des applications plus complexes.

La création d'une application PowerApps de base

La création d’une application PowerApps de base

Découvrez PowerApps studio

Vous accédez ainsi à PowerApps Studio, le puissant éditeur grâce auquel vous allez bâtir les différents écrans de votre application. À la manière d’un logiciel de prototypage interactif, il vous suffit de glisser-déposer une série de contrôles sur les multiples vues de votre application, et de leur associer des données et des paramètres, pour aboutir à un outil pleinement interactif.

Dans un premier temps, cliquez sur « Se connecter à des données », au centre de l’écran. Le panneau de droite se déroule pour vous autoriser à intégrer un premier connecteur. Cliquez sur « Nouvelle connexion » puis choisissez « OneDrive » dans la liste et authentifiez-vous auprès du service.

L'ajout d'un premier connecteur pour accéder à des données sauvegardées dans OneDrive

L’ajout d’un premier connecteur pour accéder à des données sauvegardées dans OneDrive

Vous parcourez ainsi la liste des documents supportés par PowerApps : parmi ceux-ci, sélectionnez le classeur que vous avez créé précédemment. En haut à gauche de l’interface, déroulez le menu « Nouvel écran » et choisissez « Écran Liste ».

Le volet gauche de PowerApps Studio se complète avec de nombreux contrôles et éléments d’interface (icône de recherche, titre, séparateurs, images, sous-titres, libellés…) et la zone centrale de l’écran affiche une série de textes d’exemple.

La personnalisation d'une nouvelle vue avec une liste de données

La personnalisation d’une nouvelle vue avec une liste de données

PowerApp : un outil intuitif

Vous découvrez à présent à quel point PowerApps présente un comportement intuitif : il vous suffit de cliquer sur un élément de l’interface pour le modifier, en saisissant directement le texte de votre choix et en adaptant ses paramètres sur le volet droit.

En cliquant sur le titre de la vue, par exemple, vous adaptez son libellé et vous changez la taille de la police ou la couleur d’arrière-plan. Pratique ! Mais le mieux reste à venir avec la connexion des données. Sur le volet gauche de l’interface, cliquez sur le bloc « BrowseGallery1 » qui englobe tous les éléments au centre de la vue.

Reportez-vous ensuite sur le volet droit et face au champ « Données », cliquez sur « CustomGallerySample » pour sélectionner le classeur Excel que vous avez importé précédemment. Tous les libellés d’exemple sont immédiatement remplacés par les données « concrètes », qui figuraient dans votre propre document : en l’occurrence, on retrouve le nom de chaque salarié ainsi que le « statut » de leurs congés, c’est-à-dire les deux premières colonnes du classeur.

Le remplacement dynamique des informations par vos propres données

Le remplacement dynamique des informations par vos propres données

Mais comme vous l’avez constaté, d’autres données méritent de figurer dans la vue de votre application. Cliquez sur l’onglet « Insérer », au sommet de PowerApps Studio, puis sur le bouton « Étiquette » en ayant bien pris le soin de sélectionner toujours le bloc « BrowseGallery1 ».

Un même libellé va ainsi se dupliquer autant de fois que nécessaire, pour figurer dans chaque « sous-bloc » du composant. Repositionnez-le sous les étiquettes précédentes, toutes les occurrences correspondantes vont également se modifier en conséquence.

Sélectionnez-le puis déroulez le menu « fx », dans la barre supérieure, pour choisir « ThisItem.Type » par exemple. Vous allez ainsi remplacer chaque occurrence par la valeur associée à la colonne « Type ».

Ajout d'étiquettes complémentaires, avec d'autres valeurs extraites dynamiquement

Ajout d’étiquettes complémentaires, avec d’autres valeurs extraites dynamiquement

Saisissez à la souris le séparateur entre deux enregistrements : en le déplaçant vers le bas, vous agrandissez la zone prévue pour chacun d’entre eux et vous libérez ainsi de l’espace.

Renouvelez l’opération en ajoutant de nouvelles étiquettes, comme précédemment. Dans notre exemple, nous associons ainsi des étiquettes aux autres colonnes de données, à savoir la date de début d’un congé (ThisItem.Début) et la date de fin (ThisItem.Fin). Nous n’avons pas réellement besoin du « placeholder » qui sert à héberger une image, au début de chaque ligne : sélectionnez à nouveau le bloc complet, en cliquant sur « BrowseGallery1 » dans le volet gauche, puis cliquez sur « Disposition » sur la droite.

En lieu et place de « Image, titre et sous-titre », cliquez sur « Titre, sous-titre et corps ». Au passage, vous remarquez une nouvelle manière de vérifier et d’agencer la connexion aux données : sélectionnez « BrowseGallery1 » et cliquez sur le bouton « Modifier » face à « Champs ».

Vous retrouvez dans le volet droit tous les libellés que vous avez créés, avec les colonnes potentielles auxquelles vous pouvez les associer. Déroulez chacun des menus, pour vérifier que les bonnes valeurs correspondent.

Finalisation de la connexion des données

Finalisation de la connexion des données

Comment partager et publier votre application ?

Cliquez à nouveau sur le bouton « Enregistrer », sur le volet gauche, afin de valider vos modifications, puis sur « Publier » et sur « Publier cette version ».

Cliquez enfin sur « Partager cette application », puis renseignez éventuellement une série d’adresses e-mail correspondant à autant de personnes que vous souhaitez autoriser.

Cochez la case « Envoyer une invitation par e-mail » puis validez.

Préparation de l'application à partager

Préparation de l’application à partager

À l’aide du lien qui figure dans l’e-mail envoyé automatiquement, tous ces utilisateurs auront ainsi la possibilité de parcourir les écrans de l’application que vous venez de créer. Sur iOS ou Android, vous pouvez également installer l’application officielle « Microsoft PowerApps » pour gagner en ergonomie.

Ajout de nouveaux utilisateurs autorisés à accéder à l'application

Ajout de nouveaux utilisateurs autorisés à accéder à l’application

Reportez-vous à l’Apple Store ou à Google Play, en fonction du type de smartphone, puis recherchez cette application gratuite et installez-la sur votre smartphone ou votre tablette.

À son premier lancement, vous êtes invité à vous authentifier avec votre compte Microsoft PowerApps. Vous retrouverez ensuite la liste complète de toutes les applications que vous avez développées à l’aide de PowerApps Studio.

En déroulant le menu en bas à droite puis en choisissant « Épingler à l’écran d’accueil », vous serez même en mesure « d’extraire » l’application de la plateforme et ainsi de la lancer de manière autonome, à la manière de n’importe quelle application mobile native.

Le résultat sur mobile, avec l'application PowerApps qui collecte ainsi des données pour votre projet BI

Le résultat sur mobile, avec l’application PowerApps qui collecte ainsi des données pour votre projet BI

Dans notre prochain tutoriel consacré à PowerApps, nous compléterons les vues de l’application afin d’ajouter une série de formulaires, pour enrichir les données depuis vos smartphones ou une tablettes.